Macros do Word: três exemplos para automatizar seus documentos

As macros do Word são maravilhas de um clique que permitem programar procedimentos complexos para serem executados em seus lances. Aqui estão alguns exemplos para você começar. Um cria o papel timbrado da sua empresa; o segundo insere tabelas pré-formatadas; e o terceiro define e projeta formatos de livros personalizados.

NOTA: Você verá algumas instruções com seqüências de teclas que são instruções macro para reposicionar o cursor. Certifique-se de copiá-los exatamente como estão escritos.

Configurar, definir e registrar macros

Etapa 1: Configurar a macro

A. Selecione a guia Exibir, clique em Macros > Gravar Macro .

B. Na caixa de diálogo Gravar Macro, insira um nome e uma descrição de macro. Siga estas regras para o nome:

• Os nomes das macros devem começar com uma letra e usar letras ou numerais. Não é possível usar espaços, caracteres não alfanuméricos ou pontos.
• Nomes de macros podem ter no máximo 80 caracteres
• Nomes de macros não podem entrar em conflito com comandos reservados do programa ou palavras-chave como Imprimir, Salvar, Copiar, Colar.
• As descrições são apenas notas que resumem a função da macro.

C. Para o campo Armazenar macro em, escolha Todos os documentos para executar essa macro em todos os seus documentos do Word ou selecione o documento atual (exibido por nome de arquivo) para usar essa macro somente no documento atual. Clique em OK .

D. Em seguida, no painel Atribuir Macro a, clique em Botão ou Teclado (atalho) para o método usado para acessar e executar a macro.

Observação: A maioria dos teclas de atalho já são usadas pelo sistema. Mesmo que você possa sobrescrever muitos desses atalhos, é muito mais fácil anexar sua macro a um botão

Configurar a macro do Word.

Etapa 2: Adicionar um botão de macro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

A. Clique no botão e a tela Opções do Word / Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é exibida. Na tela, localize sua macro, selecione / realce-a e clique em Adicionar . O Word copia a macro do painel Macros da esquerda para o painel da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido à direita.

B. Clique em Modificar , escolha um ícone para representar seu botão de macro e clique em OK .

C. Quando terminar, clique OK novamente para sair.

Adicione um botão de macro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Etapa 3: Gravar a macro

Insira as teclas que você deseja que a macro grave. (Consulte 'A' abaixo.)

Etapa 4: Parar a gravação

Quando terminar, selecione a guia Vista novamente e clique em Parar Gravação . (Consulte 'B' abaixo.)

Observação: Observe que seu botão macro personalizado aparece na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para executar a macro novamente, basta clicar neste botão

Como gravar uma macro e interromper uma macro.

Três macros rápidas e fáceis

Macro 1: Papel timbrado da empresa

A maioria das empresas comercializou impressos papel timbrado para digital. Tome um pouco de tempo uma vez para gravar essa macro e você poderá soltar o papel timbrado em um documento em um segundo fácil.

Repita as etapas 1 e 2 acima. Nomeie a macro (para este exemplo) BranchesLetterhead. Em seguida, para a etapa 3 (a macro agora está sendo executada), siga estas instruções de macro:

A. Na guia Inserir, selecione Imagens . Navegue até a pasta que contém o logotipo da sua empresa, selecione essa imagem e clique em Inserir .

B. Na caixa de diálogo Opções de layout, selecione uma das opções de quebra de texto e feche a caixa de diálogo. Pressione a tecla Esc para desmarcar o gráfico, pressione a tecla End uma vez e a tecla Tab uma vez.

Grave uma macro que crie o papel timbrado da empresa.

C. Digite o nome da empresa: Filiais, Inc . Realce o nome. Clique na lista suspensa no grupo Fonte; escolha um tipo de letra e tamanho de letra. Pressione a tecla End uma vez e, em seguida, pressione a tecla Enter três vezes. Em seguida, pressione a seta para cima duas vezes e pressione Shift + Down, Down (mantenha pressionada a tecla Shift enquanto pressiona a tecla de seta para baixo duas vezes).

D. Selecione um tipo de letra (para este exemplo, estou escolhendo algo sans-serif como Arial ou Helvetica), selecione um tamanho (11 pontos neste exemplo) e, em seguida, pressione a tecla Home uma vez e a tecla Tab duas vezes.

E. Digite as informações do endereço e pressione a tecla Enter três vezes.

F. No menu principal, clique em Inserir > Texto e, em seguida, clique no botão Inserir Data e Hora . Escolha um formato de data na caixa de diálogo Data e Hora, marque a caixa Atualizar Automaticamente e clique em OK .

G. Realce e altere a fonte Data e Hora para o tipo de documento padrão de sua empresa.

H. Por último, destaque a letra 'B' em Ramificações e aumente o tamanho da fonte para 60.

I. Na etapa 4 acima, selecione a guia Exibir novamente e clique em Parar gravação .

Agora, sempre que precisar de papel timbrado, basta clicar no botão macro BranchesLetterhead na barra de ferramentas Acesso rápido.

Gravar uma macro

Macro 2: Inserir tabelas pré-projetadas

Minha amiga Carrie criou um relatório semanal que incluía uma tabela com medidas, colunas, linhas e cabeçalhos específicos. Ela costumava copiar e colar um modelo de tabela criado em cada novo documento, mas sempre era inconsistente e distorcido. Uma macro de tabela foi uma solução melhor

Repita as etapas 1 e 2 acima. Nomeie a macro (para este exemplo, CorpRptTable). Em seguida, para a etapa 3 (a macro agora está sendo executada), siga estas instruções de macro:

A. Na guia Inserir, clique em Tabela .

B. Na caixa de diálogo Inserir tabela, deslize o cursor horizontalmente pela grade para selecionar o número de colunas necessárias e, em seguida, deslize para baixo para selecionar as linhas. Quando a grade é o tamanho correto, clique com o mouse.

C. Digite os seguintes cabeçalhos na linha superior: Colaborador, Ocupação, Local, Projeto e Doação.

D. Com o cursor ainda posicionado no final da palavra Doação na coluna 5, linha 1: pressione e mantenha pressionadas as teclas Ctrl e Shift e, em seguida, pressione a tecla de seta para a esquerda cinco vezes.

E. Com a primeira linha destacada, vá para a guia Início e clique em Grupo de parágrafos . Clique no ícone para texto justificado ao centro e, no grupo Fontes, clique em Negrito . Clique na tecla de cursor de seta para a esquerda uma vez para reposicionar o cursor na célula A1.

Observação: Quando o cursor estiver em qualquer lugar dentro da tabela, a Faixa de Opções exibirá um novo conjunto de guias chamado Table Tools Design e Table Tools Layout.

f. Com o cursor ainda em A1, selecione Ferramentas de Tabela > Layout . No grupo Tamanho da Célula, clique no botão Largura da Coluna da Tabela e clique nas setas para ajustar a largura da coluna para cima ou para baixo. Defina a primeira coluna para 1,2 polegadas. Pressione a tecla Tab uma vez e, em seguida, a seta para a esquerda para reposicionar o cursor na próxima coluna.

Observação: Se o cabeçalho da coluna estiver destacado, a nova largura da coluna afetará somente essa linha. Com o cursor na segunda coluna antes do O em Ocupação, vá para as Ferramentas de Tabela e clique em

Layout > Grupo Tamanho da Célula e defina Largura da Coluna da Tabela> 1.2 polegadas. H. Ajuste as colunas restantes para essas configurações: Localização 1,7 polegadas, Projeto 1,5 polegadas e Doações 1,0 polegadas

I Pressione Ctrl + End para reposicionar o cursor fora e abaixo da tabela e digite:

Figura 1 J. Na etapa 4 acima, selecione a guia Exibir novamente e clique em

Parar gravação . Gravar uma macro que insere tabelas predefinidas.

Macro 3: Criar formatos de livro personalizados

Se você crie publicações internas, crie uma macro que configure um formato personalizado para cada uma. Na verdade, você poderia criar apenas um formato, editá-lo e salvá-lo novamente para acomodar os formatos individuais.

Repita as etapas 1 e 2 acima. Nomeie a macro (para este exemplo) Book8x5Format. Em seguida, para a etapa 3 (a macro agora está sendo executada), siga estas instruções de macro:

A. Na guia Layout de Página, clique em

Configurar Página > Tamanho . B. Selecione

Mais tamanhos de papel no menu suspenso. C. Na caixa de diálogo Configurar página, selecione a guia Papel e clique em

Tamanho do papel e escolha Personalizar na lista suspensa. D. Insira um tamanho de largura de 5,5 polegadas e um tamanho de altura de 8,5 polegadas e clique em

OK . E. Novamente, no grupo Configuração da Página da guia Layout de Página, clique no botão

Margem . F. Selecione

Margens personalizadas na lista suspensa. G. Na caixa de diálogo Configurar Página, escolha a guia Margens.

Observação:

Você deve ajustar as configurações de Páginas primeiro, selecionando Várias Páginas, porque essa configuração altera os campos de margem. H. De

Páginas > Várias páginas , selecione Normal na lista suspensa. Para Folhas por Livreto, selecione Todos . I. Insira as margens: Top = 1, Bottom = 1, Left = .5, Right = .5, Gutter = .3 e Gutter Position = Left.

J. Para Orientação, escolha

Retrato e clique em OK . Observação:

A imagem no painel Visualização mostra esse layout com margens e medianizes. Gravar uma macro cria formatos de livro personalizados.

K. Em seguida, selecione

Parágrafo na guia Layout da Página. Clique na guia Recuos e Espaçamento g. L. No painel Geral, selecione

Alinhamento = Justificado; Nível de estrutura de tópicos = corpo de texto. M. No painel Recuo, selecione Esquerda = 0; Direita = 0; Especial = Primeira Linha; Por = 0,25

N. No painel Espaçamento, selecione Antes = 0; Depois = 0; Espaçamento de linha = múltiplo; Em = 1,25. E clique em

OK . O. Digite um parágrafo ou mais de texto genérico. Clique com o botão direito do mouse e escolha

Estilos no menu de contexto pop-up. Na caixa de diálogo Estilos, selecione a folha de estilo de sua empresa (CorpStyle) da lista. NOTA: Se a sua empresa não tiver uma folha de estilo, selecione

Normal . Sinta-se à vontade para ler nosso tutorial sobre como criar folhas de estilo depois de concluir essa macro. Recuos, espaçamento e estilos para formatos de livro personalizados.

P. Em seguida, selecione a guia Inserir e vá para o grupo Cabeçalho e Rodapé. Clique no botão

Cabeçalho , escolha um estilo da lista e insira o texto do cabeçalho Nota:

Observe que o menu Cabeçalho e Rodapé é exibido. Q. No grupo Opções, marque as caixas de

Páginas ímpares e pares diferentes . Clique com o botão direito do mouse no menu de contexto, selecione o parágrafo e escolha Alignment: Right (para o cabeçalho da página ímpar). Em seguida, role para baixo até a seção Rodapé: Clique com o botão direito, selecione Número da Página > Parte Inferior da Página > Número Simples 3 (o posicionamento justificado à direita). R. Insira uma quebra de página e repita as etapas P e Q acima para adicionar cabeçalhos e rodapés às páginas pares.

S. Na etapa 4 acima, selecione a guia Exibir novamente e clique em

Parar gravação . Cabeçalhos, rodapés e páginas para formatos de livro personalizados.